Gebruikershandleiding - Crowdbuilder

Voor
Tijdens
Na
Veelgestelde vragen

Voor de sessie

Breng collega’s samen

Nodig minstens één collega uit om Crowdbuilder samen met jou te doorlopen. Nodig waar mogelijk mensen uit met verschillende functies en ervaringen, omdat elk perspectief het gesprek kan versterken.
Het hele team hoeft niet aanwezig te zijn. Een kleine groep kan de oefening afronden en het resultaat daarna delen met andere collega’s, zodat zij erop kunnen reageren, vragen kunnen stellen of aanvullingen kunnen doen.

Plan tijd in en kies een vorm

Publieksontwikkeling is belangrijk, maar voelt zelden even dringend als de dagelijkse praktische werkzaamheden. Reserveer bewust tijd om aan je strategie te werken. Anders kunnen urgente taken de overhand krijgen, waardoor er minder ruimte overblijft om bewuste keuzes te maken, richting te bepalen en plezier in het werk te houden.

Reserveer een specifiek moment om met Crowdbuilder te werken, online of op locatie. Je kunt het hele proces in één sessie doorlopen of opdelen in kortere sessies. Gebruik Crowdbuilder bijvoorbeeld tijdens een teamdag, besteed er twee wekelijkse teamvergaderingen aan of plan meerdere korte momenten om stap voor stap vooruit te gaan.

Met een sessie van 2 uur kun je het hele proces in één keer doorlopen
Twee sessies van één uur: doorloop eerst stap 0 tot en met 3 en daarna stap 4 tot en met 6
Meerdere sessies van 20 minuten: doorloop telkens ongeveer één stap

Spreek vóór de sessie af hoeveel stappen jullie willen doorlopen en wanneer jullie verdergaan als dat nodig is.

Wijs een gespreksleider aan

Kies één persoon om de sessie te begeleiden. Diegene hoeft geen eerdere ervaring te hebben met publieksontwikkeling of het leiden van vergaderingen. De rol bestaat uit:

De vragen voorlezen en verduidelijken
Eventuele participatie- of toegankelijkheidsbehoeften in kaart brengen
Iedereen ruimte geven om bij te dragen
De gesprekken samenvatten in een kort antwoord
Het gesprek gericht houden
Voorkomen dat één vraag te veel tijd inneemt (we zoeken hier niet naar perfectie)
De sessie introduceren en uitleggen dat de groep zich op één doelgroep richt en werkbare antwoorden zoekt, in plaats van volledige overeenstemming.

Ben je een gespreksleider die hulp nodig heeft bij het voorbereiden van je volgende sessie? Maak dan zeker gebruik van de onderstaande checklist.

Gespreksleider Checklist

Tijdens de sessie

Laat perfectie los

Laat onvolmaakte antwoorden of een onvolmaakt georganiseerde sessie je er niet van weerhouden vooruit te gaan. Het doel is niet om alles vanaf het begin goed te doen, maar om tot iets te komen dat duidelijk en werkbaar genoeg is om te testen, ervan te leren en te verbeteren.

Start Crowdbuilder op de website

Open de tool op de website, start een nieuwe sessie en doorloop samen de stappen. Zorg dat één persoon de online tool kan openen, dat iedereen de vragen kan zien en dat iemand verantwoordelijk is voor het invoeren van de antwoorden.

Houd het gesprek in beweging

Besteed niet te veel tijd aan het oplossen van elk meningsverschil of het perfectioneren van ieder antwoord. De gespreksleider vat samen wat er is gezegd, controleert of er voldoende gemeenschappelijke basis is om verder te gaan en gaat vervolgens naar de volgende stap. Wanneer een vraag meer informatie vereist, noteer die dan en spreek af wat na de sessie moet worden uitgezocht.

Denk klein genoeg om te kunnen testen

Vertaal brede ambities naar een experiment dat klein genoeg is om uit te proberen.

Het experiment moet haalbaar genoeg aanvoelen voor het team, maar tegelijk betekenisvol en aantrekkelijk blijven en bruikbare inzichten kunnen opleveren. Een eerste experiment vraagt geen groot budget en geen volledige verandering van het programma.

Na de sessie

Spreek de eerste actie af

Sluit de sessie af door een eerste praktische stap af te spreken. Spreek af en noteer:

Wat gaan we doen?
Wie neemt de leiding?
Wie moet erbij worden betrokken?
Wanneer vindt het plaats?

Wat gaan we observeren en wanneer evalueren we het? Het doel is niet alleen om een strategie op te stellen, maar om die te gebruiken, ervan te leren en te bepalen wat de volgende stap moet zijn.

Gebruik hiervoor onze fiche ‘Van strategie naar actie’.

Van strategie naar actie

Toets je aannames bij je publiek

De Crowdbuilder-methode brengt je ertoe aannames te formuleren. Toets die door te spreken met mensen uit de gekozen doelgroep, informele vertegenwoordigers of organisaties die al met hen verbonden zijn. Gebruik deze gesprekken om de aannames van het team te controleren, ter discussie te stellen en aan te scherpen voordat je tijd of middelen investeert.

Een onverwachte reactie is geen mislukking. Ze kan erop wijzen dat de doelgroep, het concept, de context of de samenwerkingen moeten veranderen.

Bespreek wat je hebt geleerd

Breng het team na het testen van het idee opnieuw samen om te bespreken wat er is gebeurd. Vergelijk het resultaat met de oorspronkelijke aannames, bepaal wat werkte, wat niet werkte en wat nog onduidelijk is, en beslis vervolgens of je het experiment voortzet, aanpast of stopt. Onverwachte resultaten zijn nuttig wanneer ze helpen om betere beslissingen te nemen over de volgende stap.

Heb je een vraag?

Surf door onze Frequently Asked Questions: het antwoord zou er al tussen kunnen staan. Als je het antwoord op jouw vraag niet kan vinden, neem dan contact met ons op, we antwoorden graag!

Ons team kan het niet eens worden over één doelgroep

Kies voor het eerste experiment één groep, op basis van jullie ervaring, bestaande contacten en wat de organisatie realistisch kan doen. Deze keuze is niet definitief en sluit andere doelgroepen niet uit. Bewaar de andere voorstellen en kom erop terug in toekomstige Crowdbuilder-sessies.

Onze doelgroep is nog te breed

Categorieën zoals ‘jongeren’ of ‘mensen die geïnteresseerd zijn in cultuur’ zijn te breed om concrete beslissingen te sturen. Maak de groep specifieker door een gedeelde locatie, situatie, interesse, praktijk, behoefte of drempel toe te voegen.

De doelgroep hoeft niet perfect te zijn afgebakend, maar wel specifiek genoeg om je voor te stellen wie de mensen zijn, waar je hen kunt vinden en welke vragen je kunt stellen.

We weten niet wat deze doelgroep wil

Crowdbuilder nodigt je uit om aannames te formuleren over de gekozen doelgroep, maar die aannames mogen niet als feiten worden beschouwd. Gebruik ze als vertrekpunt en spreek daarna met mensen uit de groep, informele vertegenwoordigers of organisaties die al met hen verbonden zijn om je ideeën te controleren, ter discussie te stellen en aan te scherpen. Wees bereid het concept aan te passen op basis van wat je leert.

We hebben een zeer beperkt budget

Benader publieksontwikkeling als een experiment en niet als een grote investering. Beperk de schaal van het idee, betrek relevante partners en toets de belangrijkste aannames voordat je meer tijd of geld inzet. Ook een klein experiment kan nuttig zijn wanneer het niet het verwachte resultaat oplevert, zolang duidelijk is wat je ervan wilt leren.

We hebben al een idee voor een evenement

Het idee voor het evenement ontstaat normaal gesproken bij stap 4. Wanneer je Crowdbuilder begint met een bestaand evenementconcept, ga dan terug naar de eerdere stappen en controleer of het inspeelt op een vastgestelde behoefte van de doelgroep, in plaats van achteraf een doelgroep te kiezen om het idee te rechtvaardigen. Is dat niet het geval, pas het concept dan aan, heroverweeg de context of zet het idee opzij en ontwikkel een relevanter experiment.

Sommige collega's verzetten zich tegen het proces

Probeer weerstand niet te onderdrukken: vaak laat die zien dat collega’s een artistieke identiteit, een verantwoordelijkheid of een gevestigde werkwijze willen beschermen. Presenteer Crowdbuilder als een beperkt experiment voor één doelgroep, en niet als een permanente verandering van de organisatie. Vraag waar hun zorgen liggen en of het voorgestelde experiment kleiner of veiliger kan worden gemaakt zonder zijn betekenis te verliezen.

We willen onze artistieke identiteit niet verliezen

Ga terug naar stap 0 en verduidelijk wat jullie artistieke identiteit bepaalt. Dat kan een bepaald genre zijn, maar ook een inzet voor ontdekking, artistiek risico, culturele uitwisseling of participatie van de gemeenschap. Bij het ontwikkelen van het evenementconcept in stap 4 kun je het artistieke programma behouden en de context eromheen aanpassen, zoals het tijdstip, de locatie, de vorm, het gedrag van het publiek, eten of aanvullende activiteiten. Je hoeft de organisatie niet opnieuw uit te vinden.

Onze organisatie heeft verschillende afdelingen of leidinggevenden

Probeer niet de hele organisatie in één keer te betrekken of te veranderen. Crowdbuilder is niet bedoeld om interne conflicten of bredere problemen rond management en communicatie op te lossen. Eén afdeling of een kleine groep geïnteresseerde collega’s kan een duidelijk afgebakende sessie doorlopen, de strategie en lessen daarna met de rest van de organisatie delen en anderen uitnodigen om feedback te geven of verder deel te nemen.

Ons team werkt meestal op basis van intuïtie en informele gesprekken

Crowdbuilder is niet bedoeld om professionele ervaring, intuïtie of spontane werkwijzen te vervangen. Gebruik de methode als tijdelijke structuur om aannames en verschillende perspectieven zichtbaar te maken voor één doelgroep en één experiment. Probeer de methode één keer en bepaal daarna samen welke onderdelen nuttig waren en hoe die in jullie gebruikelijke werkwijze kunnen passen.

Klaar om je publiek te laten groeien en je publieksstrategie te herevalueren?

Start met Crowdbuilder en ontdek samen met je team de mogelijkheden van deze tool — het is leuk, eenvoudig en voor jou gemaakt!

Probeer de tool